Customer Service Specialist (Manufacturing) - #1107263

This position is accountable for contributing the efficiency and effective Order-To Cash (OTC) process, ensuring customer satisfaction while adhering to standard operating procedures (SOP) and guidelines, supporting customer service team performance and continuous improvement.

Job Responsibilities: 

Supporting Sales Team:

• Providing reference pricing from SAP and issuing SAP quotations to support the sales team in effectively and efficiently pricing to customers.

Customer Inquiry Handling:

• Handling customer inquiries with a focus on delivering professional customer support and resolving customer issues.

Order Processing:

• Receiving and processing various types of customer orders, including standard orders, consignment orders, sample orders, intercompany sales orders, and intercompany and standard purchase orders in SAP.

• Coordinating with the production planning team from different Heraeus Electronics production sites to ensure customer-requested delivery dates are met within standard lead times.

• Managing and monitoring customer consignment stock and planning stock replenishment to maintain consignment inventory levels within targeted KPIs.

• Processing and monitoring precious metal hedging prices with the internal trading company in SAP and confirming the precise hedged prices in sales order confirmations or proforma invoices to customers.

• Monitoring and ensuring that confirmed sales orders are shipped on time and providing shipping pre-alerts to customers.

Customer Master Data and Material Management:

• Requesting and submitting new customer numbers through the master data governance tool (SAP Business Client 7.70).

• Coordinating new material number releases and raising Engineering Change Request (ECR) for new/change Customer and Packing checklist, and new/change customer Part Number on label.

Regulatory Compliance and Ad-Hoc Tasks:

• Involvement in local site and HET global necessary measures such as IATF and ISO certification and HET commercial excellence initiatives.

• Taking up ad-hoc tasks as and when required by the Supervisor.

Job Requirement: 

• Minimum Diploma in any fields

• At least 5 years of customer service and SAP experience

• Knowledge of SAP Order-To Cash (OTC) process

• Knowledge of Sales and pricing process

• Knowledge of Logistics and supply chain process

• Team collaboration includes working effectively with other functions

• Adaptability to a fast-paced environment